MS 워드에서 편지 병합(Mail Merge)으로 양식(form)에 데이터를 가져와 출력하기 2/2편

MS 워드의 편지 병합 기능을 1편에 이어서 설명하고자 한다.

 

2023.03.05 - [MS Office 관련 노하우] - MS 워드에서 편지 병합(Mail Merge)으로 양식(form)에 데이터를 가져와 출력하기 1/2편

 

 

편지 병합(Mail merge)하기 - 4 ~ 6단계

 

3단계까지의 과정을 거쳐서 출력할 양식(Form)으로 작성된 Word 파일과 입력할 데이터(Data)로 쓰일 Excel파일을 연결해 놓았기 때문에 4에서 6단계는 별로 신경 쓸 것이 없다.

 

4단계와 5단계는 그냥 다음으로 넘어가도 상관없다.

 

이미 양식(form.docx)과  데이터(slip.xlsx)는 모든 준비를 갖춘 상태라서 4단계와 5단계... 그리고 6단계도 그냥 다음을 눌러서 '병합 완료'를 한다. 두 개의 파일을 병합한 후에 또 하나 신경 써야 할 내용은 이어질 '병합 필드 삽입'이다.

 

 

병합 필드 삽입

'병합 필드 삽입'을 통해 양식에서 데이터 값이 들어갈 위치를 지정해 준다.

[병합 필드 삽입]을 선택하면, 아래 그림처럼 드롭다운 형태로 표시되는 것들이 보이는데... 이건 바로 엑셀 파일(slip.xlsx)의 첫 번째 행이다. 즉 데이터 값들이 무엇을 의미하는지... 일종의 타이틀처럼 입력해 놓은 부분인 것이다. 

 

그럼, 데이터가 입력되어서 양식의 내용을 채워줄 곳에 커서를 자리해 놓은 다음, 병합 필드를 순서대로 지정해서 넣으면 된다. 이 작업을 수월하게 하려면, 병합 필드의 내용이 많을수록... 엑셀 파일의 첫 번째 행의 이름을 알아보기 쉽게 정해 놓는 것이 좋겠다.  

병합 필드로 나타나는 값들은 엑셀의 첫번째 행의 이름들이다.

 

그렇게 [병합 필드 삽입]을 완료하면, 아래와 같이 이중 꺽인 괄호(<<  >>)들이 빈칸을 채우게 된다. <<ID_NO>>, <<Name>>, <<g_sal>> 등에 [결과 미리 보기] 또는 [완료 및 병합]을 누르면, 엑셀 파일에 있던 해당 값들이 반영되게 된다.

<<   >> 로 표기된 부분에 엑셀의 값이 반영된다.

이렇게 [병합 필드 삽입]을 마친 후, 제대로 적용이 되었는 지를 확인하려면... 아래 그림에서 처럼 [결과 미리 보기]를 클릭해 본다. 그 옆에 네모난 박스에 나타나 있는 아라비안 숫자가 엑셀에서 가져오는 값의 순서를 의미한다. 그렇게 몇 개를 샘플링 형식으로 확인해 보면... 편지 병합이 잘 되었는지 아닌지를 알 수 있다. 

출력에 앞서 [결과 미리 보기]로 확인하는 시간을 가지는 것이 좋다.

 

보통은 여기까지 하면 문제없이 끝이 나는데... 이번 작업이 급여명세서인 만큼, 양식에 반영되는 데이터의 값이 통화이기 때문에 나타나는 자릿수도 문제가 되는 경우가 있다. 아래 그림에서 보이는 것처럼 숫자 중에 일부가 소수점 10자리 미만까지 적나라하게 보여주고 있다.

편지 병합 후 나타나는 데이터 값 중에서 통화, 날짜 등이 부적절하게 표현되는 경우가 있다

이럴 때는 번거롭지만, 해당 값들이 원하는 형식으로 표현되게 끔... 손을 봐줘야 한다.

 

그렇게 하는 방법은 해당 [병합 필드]를 선택한 상태에서 우측 마우스를 클릭해서 [필드 코드 토글]이라는 기능을 실행하는 것이다. 그 다음에 중괄호( })가 닫히는 앞 부분에 '\#,##0.0'을 입력해 주면... 첫 단위에 콤마(,)가 반영되고, 보조화폐 단위는 소수점 첫째 자리까지 반영된다.  

'필드 코드 토글' 기능을 통해 표시되는 값의 형식을 정해줄 수 있다.

그렇게 값의 표시 형식에 문제가 있는 부분들을 정리해 주고 나면... 아래와 같은 결과물이 보이게 되고... 이로써 편지 병합 작업은 막을 내리게 된다.

'필드 코드 토글'로 값의 표시 방식을 변경한 후에 '결과 미리 보기'를 한 모습

만약 표시되는 값이 통화가 아닌 경우는 어떻게 할까?? 이 정도까지 잘 따라올 수 있는 실력(?)을 가진 사람이라면 그 정도의 문제는 스스로 해결할 수 있을 것이다. 혼자서 시도해 봤는데도 해결할 수 없다면... 댓글을 남겨 보는 것도 방법이겠다. ^^*

 

아래, 위의 작업을 완료한 파일을 첨부해 본다. 해당 파일을 열면, 데이터 파일을 다시 연결하도록 요청하는 내용이 나타날 것이다. slip.xlsx 파일을 함께 다운로드하여서 연결해 주면 되겠다. 

pay_slip_form.docx

0.03MB

 

이 작업을 하게 되었던 사연은 스크롤의 압박으로... 이번 포스팅에서는 담지 않으려 한다. 혹시라도 궁금해하는 분들이 생긴다면, 따로 정리해서 포스팅을 하는 것은 그때 가서 생각해 보기로...

 

마지막으로 메일 머지를 잘 할 수 있는 팁(Tip)을 하나 남기자면... 

 

편지 병합을 잘 활용하기 위한 전제 조건

메일 머지를 잘 활용하기 위해서는 폼으로 가져올 데이터 값이 잘 정리되어 있어야 한다.

나의 경우엔 메일 머지를 사용할 때, 주로 엑셀을 데이터베이스로 이용하는데… 엑셀에 데이터를 입력할 때… 1개의 칼럼에는 같은 내용의 정보를 담도록 해야 오류가 발생하지 않는다.

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